メールはよく使うけど知人以外に送ったことが無い、という人も多い。相手に失礼の無いよう、きちんとしたマナーを知っておきましょう。友人に携帯メールを送るような感覚で書かないように注意。
書く前にチェック
メールを書くぞ、の前にメールソフトの設定チェックをしておきましょう。思いも寄らぬところで相手の顰蹙を買わないように。
メール送信者の設定
メールソフトによっては、設定したプロフィールの名前が送信者名に表示されます。ニックネームで設定していて、そのまま企業の人事担当者へ送信してしまった、とならないよう、テスト送信をして表示を確認しておきましょう。
アドレス帳の設定
特定の宛先へよくメールを送る場合はアドレス帳などに登録しますが、上と同様にこの登録名も相手側に表示される場合があります。企業名・担当者名できっちり登録しておきましょう。
メール形式は「テキスト形式」で
メールの形式には「HTML形式」と「テキスト形式」がありますが、「HTML形式」では相手側のメールソフトによってはうまく表示されない可能性があります。就活のメールでは装飾などは不要です。
件名
送る相手は、毎日多数のメールをチェックしている人事担当者。多くの中でも埋もれない、目に留まりやすいメールを作る準備が必要です。そのために、一目で就職活動に関するメールと分かる件名・内容が分かる件名をつけましょう。
○良い件名の例
- 貴社資料請求についての質問です
- エントリーシートをお送りします
- ○○大学 △△と申します
×悪い件名の例
- 質問です
- ありがとうございます
- メール見ました
本文の書き方
どういった内容のメールを送るのか、5W1Hを意識しながら本文を書きましょう。
特にメールでは明確・簡潔な内容が好まれます。
基本的な定型を以下に挙げますので、作成の際の参考にしましょう。
冒頭
相手の社名・所属部署名・担当者名 の順に書きます。
例）○○株式会社 人事部 △△様
書き出し文
手紙のような「春暖の候云々」という時候の挨拶は、メールでは不要です。
「はじめまして」「お世話になっています」といった文章から始めて、
自分の学校名・名前を名乗りましょう。
例）初めまして、○○大学××学部3年の△△と申します。
本文
文章を安易にコピー・ペーストで済ませるのではなく、短くても誠実な文章を書きましょう。１行の文字数が30〜35文字程度になるよう、適宜改行を入れます。また文字化け防止のため、半角カナや特殊記号は厳禁です。
末尾
本文末尾は、「お返事を頂けますと幸いです」「よろしくお願い致します」等、へりくだった表現で結びましょう。
署名
最後に差出人の連絡先として、学校名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどを記入します。返事が電話やＤＭの場合もあることと、素性をハッキリさせるという理由からです。デザインなどを凝る必要はありません。
送信前に最終確認
相手のメールアドレス・所属部署名や名前に間違いは無いか、内容は簡潔に記されているかどうか、送信する前にもう一度確認しましょう。
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社会人として、様々な場面での
マナーは必修科目。
担当者の前で恥をかく前に、
マナーの基礎を習得しておこう。
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