就活の際だけでなく、社会に出てからも電話でのマナーは必須。人事担当者は電話での対応一つでその人の人間性を見抜いてしまいますので、電話をかける前には準備をしっかりしておきましょう。
電話をする前にチェック
応募者が電話をかける行為は、この段階で既に面接が始まっていると考える事。かけた際の状況が、既に人事担当者の判断基準になっていることに注意。
- かける際に用意するもの
- メモ用紙、筆記用具、必要な資料、相手の所属・名前を書いたもの
- 話す内容・用件を整理
- 頭の中でまとめていても、電話口では上手くいかないことが多い。聞きたい、話したい内容は、電話をかける前にメモして準備しておくとよい。
- 相手の都合のいい時間を選ぶ
- 相手の迷惑になりそうな時間帯は避ける。例えば、始業・終業時前後や夜遅い時間、昼食時等は避けるべき。10〜11時、13〜16時が好ましい。
- 電話に適した場所からかける
- 静かな場所で落ち着いて電話をかけることが望ましい。携帯電話からかけるなら電波状況が安定していることを確認しよう。
電話をかける
基本は用件を明確に伝えること。敬語の使い方に自信が持てない時は、なるべく丁寧に話すことを心掛けましょう。また、聞いた内容は常にメモを取るように。
相手が出たら、自分の学校名・氏名を自ら名乗り、あいさつをする。
「お忙しいところ失礼いたします。わたくし、○○大学△△学部の××と申します」
呼び出してほしい相手の名前を告げる。
「恐れ入りますが、人事部の○○様をお願いいたします」
呼び出し相手が出たら、再度名乗って挨拶をする。
「お忙しいところ失礼いたします。わたくし、○○大学△△学部の××と申します」
用件は明確に、要点をおさえて簡潔に話す。
「会社説明会の件で、お伺いしたいことがございましてお電話差し上げました。ただいまお時間よろしいでしょうか？」
重要な項目は復唱する。
「○月○日○時、○○ホールですね」
締めくくりのあいさつ、お礼を言う。
「当日よろしくお願いいたします。お忙しいところ、ありがとうございました。それでは失礼いたします」
電話の切り方
何とか用件が終わってホッとしたからといって、受話器を「ガチャ」と置いては相手に不快な印象を残したまま終わってしまう。置くときは音が出ないよう静かに置くこと。できれば相手が受話器を置くまで待つのが良いが、企業の担当者も同じように考えていることもある。その際は先に切っても失礼ではないのでご安心を。
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社会人として、様々な場面での
マナーは必修科目。
担当者の前で恥をかく前に、
マナーの基礎を習得しておこう。
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